好未来公益基金会财务管理制度

时间:2014-06-21

北京好未来公益基金会

财务管理制度

 

第一章  总则

  • 为规范北京好未来公益基金会(以下简称“基金会”)财务行为加强财务管理,提高基金会的资金使用效益和财务管理水平,保证基金会公益事业健康发展,根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、《内部控制规范》及国家有关规定,结合基金会的实际情况,制定本制度。
  • 基金会财务管理的基本原则是:执行国家有关法律、法规和财务制度,坚持严格管理和正确运用捐赠资金和物资,在保证基金安全的前提下进行资金运作增值,支持公益事业发展和基金会工作机构的正常运转。
  • 基金会财务管理的主要任务是:根据基金会事业发展的需要,合理编制基金会的预算,如实反映基金会的财务状况,建立健全财务管理制度,加强经济核算,提高资金增值效益,对基金会的财务活动进行管理、控制和监督。

 

第二章  组织机构

  • 在基金会理事会领导下,由秘书长负责日常财务管理工作。
  • 按照《会计法》规定与基金会开展业务活动需要,设置基金会的财务会计机构,配备的财会人员必须取得会计从业资格证书。会计主管应当具备会计师以上专业技术职务资格且从事会计工作三年以上。
  • 建立健全财务人员岗位责任制,做到岗位明确,以岗定责,权责分明。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
  • 财务处必须建立内部稽核制度,设置兼职稽核人员,负责财务稽核工作。
  • 财会人员工作调动,必须按《会计法》、《会计人员工作规则》等规定办理移交手续,并履行监交程序,在规定的期限内做好财务人员交接手续,包括:
    1. 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应填制完毕;
    2. 尚未登记的账目应登记完毕,并在最后一笔金额后加盖印章;
    3. 整理待移交的各项资料,对未了事项写出书面材料;
    4. 编制移交清册,列明应该移交的凭证、账表、印章、现金、支票登记簿以及其他有关台账、文件、资料和其他物品;
    5. 由秘书长指定人员(或接任人员)作为接收方,指定监交人监督工作交接。核查清楚所有管理的财务资料,移交文件由交方和收方以及监交人共同签字后,交秘书长签字。
  • 会计人员对不合理、不真实、不完整的原始凭证和违反国家财务制度规定的收支,应坚持原则拒绝办理,并及时向主管领导汇报。
  • 按照国家税法有关规定按时纳税申报,及时足额上缴税金和其他税费。
  • 会计人员要具备有良好的职业道德,认真遵纪守法,办事公正,不贪污索贿。
  • 主动接受社会审计,遇财政部门、主管税务机关依法进行的监督和检查,应积极配合工作。

 

第三章  财务人员岗位职责

  • 出纳人员岗位责任制:
    1. 出纳人员负责现金、支票、发票的保管工作,要做到收有记录,支有签字。
    2. 现金业务要严格按照“会计基础工作规范”的要求办理。对现金收、支的原始凭证认真稽核,不符合规定的有权拒付。
    3. 现金要日清月结,按日逐笔记录现金日记账,并按日核对库存现金,做到记录及时、准确、无误。
    4. 收取的现金,要及时送存银行,不得坐支。
    5. 支票的签发要严格执行银行支票管理制度,不得签逾期支票、空头支票。对签发的支票必须填写用途、限额,除特殊情况需填写收款人。应定期监督支票的收回情况。
    6. 收付现金,双方必须当面点清,防止发生差错。
    7. 对库存现金要严格按限额留用,不得肆意超出限额。妥善保管现金、支票、发票,不得丢失。
    8. 杜绝白条抵库,发现问题及时汇报领导。
    9. 按期与银行对账,按月编制银行存款余额调节表。
    10. 出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。
  • 会计人员的岗位责任制:
    1. 按《民间非营利组织会计制度》和《基金会会计核算办法》的规定设置会计。
    2. 准确、及时地做好账务和结算工作,填制会计凭证,登记明细账和总账,对款项和有价证券的收付,财物的收发、增减和使用,资产基金增减和经费收支进行核算。
    3. 正确计量收入、费用、成本,正确计算和处理财务成果,具体负责编制月度、年度财务报表及附注说明。
    4. 负责会计监督,根据规定的成本、费用开支范围和标准,审核原始凭证的合法性、合理性和真实性,审核费用发生的审批手续是否符合规定。
    5. 负责税金计算、申报和缴纳工作。
    6. 债权、债务及时登记、及时查清,做好财务状况分析工作。
    7. 及时做好会计凭证、账册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作,严格按制度查阅及保管。

 

第四章  财务审批制度

  • 基金会的最高决策机构是理事会。理事会定期审议机构的财务报告,决定财务工作中的重大问题。财务日常管理工作由秘书处负责
  • 资助性支出审批程序如下:各项目管理部门根据年度工作安排,制定拨款计划。拨款由各项目管理部填写预算审批单,经财务管理部门复核后,根据资金使用情况提出实施意见,报秘书长审批。
  • 经费开支审批程序如下:
    1. 合作项目等专项经费开支的审批:应由立项的责任部门向秘书长提交项目报告,编制合理的开支预算,如属于在年度预算总额内的,提交预算使用详细说明,如属于新项目或预算外项目,提交预算调整审批表,并按照《预算执行管理制度》执行。经秘书长同意转财务部门复核。支付时责任部门填写用款审批单,财务部门根据好未来基金会预算审批权限,按《预算执行管理制度》报秘书长审批同意后执行。
    2. 工作经费的审批为:根据好未来基金会预算管理办法,各部门根据工作计划按月提交开支预算,由财务部门复核后执行。工作经费一般由经办人、秘书长签字后可到财务部门报销。报销审批权限按照《预算执行管理制度》执行。
    3. 工作经费开支的范围:合作项目的推展、管理与运行费用;组织与宣传等费用;交通及差旅费;办公费(包括办公用品、特快专递等);志愿者补贴。

 

第五章  预算管理制度

  • 基金会根据年度工作计划和任务,按照资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调、 勤俭节约办事的原则,编制年度财务预算。
  • 年度预算草案由财务部门会同各业务部门进行编制。预算内容应包括各项目的收入、业务活动成本、管理费用、筹资费用等。预算草案经秘书处审核后,报理事会审议批准后执行。
  • 用款申请及报销程序如下:
    1. 预算内项目,由经办人上报申请,由项目负责人初审,秘书长审批,财务经理审批,单笔重大投资超过50万元以上需要经理事会审批。
    2. 预算外支出,一次性支出低于5万元(含5万元),由秘书长审批,一次性金额在5万元以上,报理事会审批。
    3. 具体审批权限表:

 

审批类别

职权事项

部门负责人

分管领导

财务经理

秘书长

理事会

日常支出费用

培训费用

≤1万

≤20万

≤5万

>50万

≤50万

会议费用

≤1万

≤20万

≤5万

>50万

≤50万

咨询服务费用

≤10万

≤20万

≤5万

>50万

≤50万

业务招待费

≤5000

≤20万

≤5万

>50万

≤50万

其他日常费用(包括差旅费、交通费等)

≤5000

≤20万

≤5万

>50万

≤50万

 

  • 各类费用的用款和报销规定如下:
    1. 各部门每月上报用款计划,填写用款申请单,经财务部门核对预算,秘书长批准后,方可执行。报销时报销内容需与用款申请的内容一致。
    2. 用款和报销:经办人申请,由项目负责人,财务经理及秘书长审核签字。
    3. 差旅费、会议费等的报销和用款申请需附有秘书长签字的出差及借款审批单。
  • 建立季度和年度预算执行分析制度,由财务部门向相关部门和秘书长通报预算执行的结果,并根据情况提出对预算进行调整的建议。
  • 预算外的项目或费用开支,由部门上报预算调整审批表,秘书长审批。预算外的项目经批准后作为预算调整事项纳入总预算,按预算内项目管理。
  • 各部门在编制年度预算时,收入预算根据业务发展计划合理预测制定;业务活动成本和管理费用预算根据项目特点和工作计划测算编制。

 

第六章  固定资产管理制度

  • 好未来基金会的固定资产价值核算,严格执行《民间非营利组织会计制度》的相关规定。固定资产分为五类:电子设备、电器设备、办公家具、运输设备、软件。未列举的资产依据具体情况可酌情进行分类。
    1. 电子设备:
      1. 公司使用的各种型号的计算机及其附属设备,包括整套购买的计算机整机(包含主机、显示器、键盘、鼠标等)、单独购买的显示器、CPU、硬盘、移动硬盘等金额超过2000元的计算机主要附属设备。另外,单价超过2000元的复印机、打印机、传真机也属于固定资产范畴。
      2. 网络通讯设备:内部局域网络以及各种型号的服务器及其附属设备,包括服务器、机柜等。
      3. 摄录设备:投影机、摄像机、单价较高的话筒等。
  • 电器设备:主要包含空调、冰箱、电视机、灯具等。
  • 办公家具:价值在2000元以上的各类管理用家具,如:沙发、老板桌、老板椅、大班台、书柜、钢琴等。
  • 运输设备:包括汽车、手推车等。
  • 软件:使用的单位价值人民币在2000元以上的各种软件。
  • 固定资产的残值率及折旧年限如下表:

 

类别

残值率

折旧年限

电子设备

5%

3

电器设备

5%

5

办公家具

5%

5

运输设备

5%

4

 

  • 基金会固定资产的管理,必须贯彻统一领导、责任到人的分工管理原则。行政办公室为固定资产的管理部门,各部门须密切配合,共同管理固定资产。
  • 为了发挥固定资产的效能,必须重视这些专用设备的管理和操作人员的培训,建立健全操作、维修、保养等技术管理制度,对于技术复杂,精密度高的设备,应对操作人员进行技术培训考核。
  • 固定资产的增加和调入说明如下:
    1. 固定资产的购入在采购前必须履行必要的审批手续;同时在申请购买前,固定资产管理员应查看固定资产库存状况,先进行统一调配,再决定是否外购,以提高资产的使用效率。
    2. 固定资产的新增到货之后,固定资产管理员进行验收并根据使用部门是否已确定,填写相应的直拨单或入库单(使用部门确定,填写直拨单;使用部门暂不确定,填写入库单)。
    3. 捐赠物资的管理。捐赠物资(固定资产)须填写“捐赠物资协议书”一式两份,一份交财务部门入帐。另一份转办公室,便于统一管理调配。
  • 固定资产应当定期或者至少每年进行一次全面清查盘点。如有盘盈、盘亏,应当及时查明原因,由使用部门说明情况,编制固定资产盘盈、盘亏表报经秘书长批准后,在期未结账前处理完毕。盘盈的固定资产应当按照其公允价值入账,并计入当期收入;盘亏的固定资产在减去过失人或保险公司等赔款和残料价值后计入当期费用。
  • 各部门负责本单位购置、内部配备、调动、维修和保养、报废和清查、丢失和损坏、以及登记固定资产台帐等工作,以保证所管固定资产的安全完整,其他人员应支持管理人员的工作。
  • 对于维护固定资产做出成绩人员要给予鼓励,对玩忽职守发生财产被窃、遗失、损失等事故者,应认真查清责任,按情节轻重和有关规定给予适当处理,并承担一定的经济责任。
  • 对不符合固定资产标准的以及各种低值易耗品、办公用品、生活用品、消耗材料等财产物资,也要分类登记,纳入管理,可参照本规定有关办法予以制定。

 

第七章  会计核算制度

  • 会计核算以人民币作为记账本位币,以权责发生制为基础,采用借贷记账法。同一会计期间内的各项收入和与其相关的费用相配比,并且在该会计期间内确认。
  • 基金会所募集的资金实行集中管理,按项目分类核算。
  • 每季编制财务报表,年度财务报告应当于年度终了后2个月内完成,上报理事会审议。

 

第八章  财务报告编制与财务分析制度

  • 财务报告是对外提供的反映基金会某一特定日期的财务状况和某一会计期间的活动成果及现金流量的文件,包括财务报表、报表附注、财务情况说明书。
  • 财务报表的种类如下:
    1. 资产负债表:资产负债表是反映基金会某一特定日期财务状况的报表。资产负债表应按资产、负债和净资产分类分项列示。
    2. 业务活动表:业务活动表是反映基金会在一定会计期间业务活动成果的报表。应按各项收入、业务活动成本、费用各个项目分类分项列示。
    3. 现金流量表:现金流量表是反映基金会一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。现金流量表应按业务活动产生的现金净流量、投资活动和筹资活动的现金流量分类分项列示。 
  • 编制财务报告的要求如下:
    1. 按照制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法,根据会计事项完整、准确的账簿记录等会计资料编制财务报告。
    2. 依据有关规定,对财务报表中各项会计要素进行合理的确认和计量,不得随意改变会计要素的确认和计量标准。
    3. 编制财务报告前,要全面清查资产、核实债权债务、同时检查会计核算是否按制度规定执行,是否有会计差错,对会计政策变更等原因造成的需调整前期或本期的相关项目是否按有关规定及会计制度进行了会计处理,做到内容完整、数字真实、计算准确,不得漏报或任意取舍。
    4. 财务报表之间,财务报表各项目之间,凡有对应关系的数字,应当相互一致,财务报表中本期与上期的有关数据应当相互衔接。
    5. 财务报告按规定的时间报送。
    6. 财务报告经审核无误,应加盖公章、基金会负责人、财务负责人和制表人签章。
  • 编写财务情况说明书:财务情况说明书应包括业务及财务活动基本情况(如:资产状况和财务收支情况),本年度工作计划或预算完成情况及差异分析,下一年度计划及预算、财务管理状况及存在的问题、对单位有重大影响的其他事项(如:重大业务活动的资金募集、管理和使用情况等)。
  • 财务处应主动向理事(会)、监事(会)报送财务报告、报告年度收支预、决算情况,报告重大业务活动的资金募集、管理和使用情况,接受理事(会)、监事(会)或其授权的机构或个人对上述内容等进行审查并留有轨迹。

 

第九章  报销管理制度

  • 办理报销事项,要持有合法的各种票据:
    1. 涉及企业的业务活动,应持税务局核发的统一发票,发票必须有税务监制章和收款单位财务专用章或者发票专用章。
    2. 涉及行政事业单位的业务活动,应持财政局核发的统一银钱收据,发票必须有财政监制章和收款单位财务专用章。
    3. 报销其他业务的收据应持正式票据,对不具备以上条件的业务,如劳务费等,按个人所得税有关规定办理手续。
    4. 发票户名必须为“北京好未来公益基金会”全称;发票数量、单价等栏目填写清楚;发票不得涂改,否则视为无效票据;发票票面金额的大、小写必须相符。
    5. 对于不符合规定的发票,既未经税务机关或财政监制的发票;项目不齐全,内容不真实,字迹不清楚的发票;没有加盖财务印章或发票专用章的发票;伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票,财务部门一律拒绝报销。
  • 经批准的各项预算,经办人持本人及项目负责人、秘书长签字的票据,经财务部门审核后予以报销,对超预算的开支或不按规定的开支项目,财务人员有权提出意见,并报秘书长处理。

 

第十章  捐赠管理制度

  • 基金会接受和使用公益捐赠。
  • 基金会接受捐赠,应当与捐赠人明确权利义务,并根据捐赠人的要求与其订立书面捐赠协议。应当确保公益性,附加对捐赠人构成利益回报条件的赠与和不符合公益性目的的赠与,不应确认为公益捐赠,不得开具捐赠票据。
  • 基金会应当在实际收到捐赠后据实开具捐赠票据。捐赠人不需要捐赠票据的,或者匿名捐赠的,也应当开具捐赠票据,由基金会留存备查。接受非现金捐赠,并在实际收到后确认收入并开具捐赠票据。受赠财产未经基金会验收确认,由捐赠人直接转移给受助人或者其他第三方的,不得作为基金会的捐赠收入,不得开具捐赠票据。
  • 基金会接受的非现金捐赠应当按照以下方法确定入账价值:
    1. 捐赠人提供了发票、报关单等凭据的,应当以相关凭据作为确认入账价值的依据;捐赠方不能提供凭据的,应当以其他确认捐赠财产的证明,作为确认入账价值的依据;
    2. 捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的,应当以其公允价值作为入账价值。
  • 基金会接受食品、药品、医疗器械等捐赠物品时,应当确保物品在到达最终受益人时仍处于保质期内且具有使用价值。
  • 基金会接受企业捐赠本企业生产的产品,应当要求企业提供产品质量认证证明或者产品合格证,以及受赠物品的品名、规格、种类、数量等相关资料。
  • 基金会应当将接受的捐赠财产用于资助符合其宗旨和业务范围的活动和事业。对于指定用于救助自然灾害等突发事件的受赠财产,用于应急的应当在应急期结束前使用完毕;用于灾后重建的应当在重建期结束前使用完毕。对确因特殊原因无法使用完毕的受赠财产,基金会可在取得捐赠人同意或在公开媒体上公示后,将受赠财产用于与原公益目的相近似的目的。
  • 基金会与捐赠人订立了捐赠协议的,应当按照协议约定使用受赠财产。如需改变用途,应当征得捐赠人同意且仍需用于公益事业;确实无法征求捐赠人意见的,应当按照基金会的宗旨用于与原公益目的相近似的目的。
  • 捐赠协议和募捐公告中约定可以从公益捐赠中列支工作人员工资福利和行政办公支出的,按照约定列支;没有约定的,不得从公益捐赠中列支。同时,基金会工作人员工资福利和行政办公支出应当符合《基金会管理条例》的要求,累计不得超过当年总支出的10%。
  • 基金会用于公益事业的支出包括直接用于受助人的款物和为开展公益项目发生的直接运行费用。项目直接运行费用包括:
    1. 支付给项目人员的报酬,包括:工资福利、劳务费、专家费等。
    2. 为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用,包括:差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等。
    3. 为宣传、推广公益项目发生的费用,包括:广告费、购买服务费等。
    4. 因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用,包括:所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等。
    5. 为开展项目需要支付的其他费用。
  • 基金会选定公益项目执行方、受益人,应当遵循公开、公正、公平和诚实信用的原则,保护社会公共利益和与项目有关的当事人的合法权益。基金会不得资助以营利为目的开展的活动。

 

第十一章  其他

  • 本制度经2013年10月8日第一届基金会理事会第一次会议表决通过后,自公布之日起执行。
  • 本制度由北京好未来公益基金会负责解释。